myDATA Συνοπτικός οδηγός εργασιών από την έκδοση έως την διαβίβαση

 

Προτροπές-διαπιστώσεις-επισημάνσεις

Θα θέλαμε να ξεκινήσουμε αυτόν τον σύντομο οδηγό με μια προτροπή, την ίδια προτροπή που κάναμε σε όλους τους συνεργάτες μας και σε όλα τα στελέχη των λογιστηρίων που συνεργαζόμαστε όταν διαπιστώσαμε τις αναγκαίες προσαρμογές που χρειάζονται τα λογιστικά & εμπορικά προγράμματα ώστε να υπάρχει συμβατότητα με τις απαιτήσεις του myDATA. H προτροπή ήταν μία: «Μην καταχωρείται μόνο, παράλληλα παραμετροποιήστε». Δεν υπάρχει κανένα νόημα να καταχωρούνται εγγραφές εάν οι εγγραφές αυτές δεν μπορούν να μετατραπούν σε εγγραφές myDATA ώστε να έχουν την δυνατότητα να διαβιβαστούν οι συνόψεις ή οι χαρακτηρισμοί των παραστατικών αυτών. Επειδή όμως θα εξαντλήσουμε τα δύο πρώτα τρίμηνα του 2021 με «αναβαλλόμενη υποχρεωτικότητα» αυτό θα πρέπει να είναι το βασικό μέλημα των εταιριών λογισμικών να συνδέσουν τις καταχωρημένες εγγραφές με τους εκ των υστέρων χαρακτηρισμούς myDATA.

Για την τεκμηρίωση τις παραπάνω προτροπής θα θέλαμε να δώσουμε το εξής παράδειγμα: η εταιρεία είναι υποχρεωμένη να διαβιβάσει τα τραπεζικά έξοδα. Oι τράπεζες έχουν εξαιρεθεί για το 2020 και 2021 από την διαβίβαση, εάν η εταιρεία επιλέξει το παραστατικό myDATA Data «14.30 Παραστατικά Οντότητας ως Αναγράφονται από την ίδια (Δυναμικό)» στην λογιστική εγγραφή θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί προμηθευτής με το ΑΦΜ της τράπεζας. Αυτό σημαίνει όλες οι λογιστικές εγγραφές που έχουν δημιουργηθεί χωρίς προμηθευτή θα πρέπει να τροποποιηθούν και να χρησιμοποιηθεί και λογαριασμός προμηθευτή.

Βασικές έννοιες My Data

-«Σύνοψη Παραστατικού», σύμφωνα με την Α.1138/2020 είναι τα υποχρεωτικά στοιχεία του παραστατικού

-«Αντικριζόμενο και Μη Αντικριζόμενο Παραστατικό», ως Αντικριζόμενα παραστατικά χαρακτηρίζονται τα παραστατικά εκείνα που μπορεί να ταυτοποιηθεί ο εκδότης και ο λήπτης του παραστατικού (πχ τιμολόγιο εσωτερικού), ως Μη Αντικριζόμενο Παραστατικό χαρακτηρίζεται το παραστατικό που ταυτοποιείται μόνο από τον εκδότη (πχ παραστατικά λιανικής) ως εκδότης εδώ θεωρείται η οντότητα.

-«Μοναδικός Αριθμός Καταχώρησης Μ.Α.Ρ.Κ.», είναι ο μοναδικός αριθμός που χορηγείτε από την Α.Α.Δ.Ε. έπειτα από την διαβίβαση της σύνοψης.

-«Αναγνωριστικό Παραστατικού UID» είναι ο μοναδικός αριθμός του παραστατικού που κατασκευάζεται κατά την διαβίβαση και περιέχει το ΑΦΜ εκδότη, την ημερομηνία έκδοσης, τον αριθμό εγκατάστασης στο taxis, τον τύπο του παραστατικού, την σειρά του παραστατικού και την αύξουσα αρίθμηση. Προσοχή στην σειρά ομοειδών παραστατικών να υπάρχει διάκριση πχ. Σειρά Α και σειρά Β για να μην προκύψουν παραστατικά κατά την διαβίβαση με το ίδιο UID.

Κανάλια έκδοσης και διαβίβασης

Βασικό και πρώτο μέλημα για την επιχείρηση και τον Λογιστή είναι o τρόπος έκδοσης των στοιχείων εσόδων. Θα πρέπει να γίνει μια καταγραφή της κατηγορίας των εσόδων σε κάθε επιχείρηση ώστε να γίνει και ο σωστός προγραμματισμός έκδοσης και διαβίβασης:

• για τις περισσότερες περιπτώσεις η μηχανογραφική έκδοση από το εμπορικό ERP εξασφαλίζει με την κατάλληλη παραμετροποίηση την απευθείας διαβίβαση.
• Σε περιπτώσεις μικρότερων επιχειρήσεων που έχει αποφασιστεί η χρήση ενός μικρότερου-ευέλικτου ERP μπορεί να εξασφαλιστεί η έκδοση-διαβίβαση και ταυτόχρονα και η ενημέρωση του λογιστικού προγράμματος.
• σε επιχειρήσεις με μικρό όγκο παραστατικών, και βάσει των ορίων που θέτει η 1138/2020, που αποφασίζουν να παραμείνουν στην χειρόγραφη έκδοση μπορεί να γίνει χρήση της φόρμας καταχώρησης του myDATA από τον εκδότη και στην συνέχεια η ενημέρωση του λογιστικού προγράμματος.
• Τέλος η περίπτωση της έκδοσης και διαβίβασης των τιμολογίων μέσα από την πλατφόρμα της ΑΑΔΕ έρχεται σαν πρόκριμα μηδενικού κόστους, αλλά δεν θα παρέχει κανένα στοιχείο αρχείου πελατών και υπολοίπων τους.

Έχοντας καταναλώσει αρκετές ώρες δουλεύοντας το myDATA διαπιστώσαμε ότι τα Μη Αντικριζόμενα παραστατικά που θα πρέπει να διαβιβάζει μια οντότητα είναι πάρα πολλά, ενδεικτικά αναφέρουμε: ενδοκοινοτικές αποκτήσεις αγορών εμπορευμάτων-προϊόντων, ενδοκοινοτικές αποκτήσεις λήψης υπηρεσιών, αποκτήσεις τρίτων χωρών εμπορευμάτων-προϊόντων, λήψη υπηρεσιών τρίτων χωρών, αποσβέσεις, μισθοδοσία, τραπεζικά έξοδα και τόκοι δανείων, πιστωτικό τιμολόγιο αλλοδαπής, παραστατικά λιανικής (πχ ΑΛΠ καυσίμων, ΑΛΠ ταχυδρομικών υπηρεσιών, κ.α.), συνδρομές, κοινόχρηστα, ενοίκιο έξοδο, ενοίκιο έσοδο, κ.α. Σε αυτό το σημείο θα λέγαμε ότι η προσαρμογή και η διαβίβαση των συνόψεων των παραστατικών εσόδων είναι το πιο εύκολο κομμάτι του λογιστηρίου μιας οντότητας και κρατήστε αυτό ότι ίσως είναι και το βασικό ζητούμενο για την χρήση του 2021.

Αρχικές Διαδικασίες, Βασική Δομή myDATA

Επικοινωνία με myDATA

H Οντότητα θα πρέπει να κάνει ηλεκτρονική εγγραφή στην εφαρμογή της ΑΑΔΕ https://www.aade.gr/mydata με την εγγραφή αυτή θα τις χορηγηθεί το Application Programming Interface-API o κωδικός αυτός είναι απαραίτητος για την επικοινωνία με την Α.Α.Δ.Ε., και θα πρέπει μαζί με το UserName που επιλέξατε κατά την εγγραφή να καταχωρηθούν στο λογιστικό ή εμπορικό πρόγραμμα. Επιπλέον στο πρόγραμμα θα πρέπει να καταχωρηθεί ο κωδικός username και το API του Λογιστή-Φοροτεχνικού τον οποίο θα πρέπει να εξουσιοδοτήσει η επιχείρηση και αυτός να κάνει αποδοχή ώστε να πραγματοποιηθεί το κομμάτι διαβίβασης και χαρακτηρισμού βάσει των όσων προβλέπει η 1138/2020.

Διαδικασίες διαβίβασης

Ακολούθως θα προσπαθήσουμε να εξηγήσουμε τις διαδικασίες και τις αναγκαίες τροποποιήσεις που θα πρέπει να γίνουν ώστε να είναι εφικτή η διαβίβαση των παραστατικών. Το λογιστικό ή το εμπορικό πρόγραμμα της επιχείρησης θα πρέπει να είναι σε θέση:

• να διαβιβάζει τις συνόψεις και τους χαρακτηρισμούς των εγγραφών που είναι υπόχρεη η εταιρεία προς διαβίβαση είτε είναι εγγραφές εσόδων είτε εξόδων μη αντικριζόμενων,
• να λαμβάνει την σύνοψη των αντικριζόμενων παραστατικών, να τις ταυτοποιεί και να τις συνδέει τις εγγραφές που έχουν καταχωρηθεί στο λογιστικό ή εμπορικό πρόγραμμα, και
• να αποστέλλει τους χαρακτηρισμούς των αντικριζόμενων παραστατικών.

Η κάθε λογιστική εγγραφή (τιμολόγιο) που καταχωρείτε στο λογιστικό ή εμπορικό πρόγραμμα θα πρέπει να μετατρέπετε σε εγγραφή myDATA ώστε να μπορεί να διαβιβαστεί. Βασικές επισημάνσεις για την πραγματοποίηση της διαβίβασης:

• ο Κωδικός παραστατικού myDATA, πχ 1.1 Τιμολόγιο Πώλησης, ή 2.1 Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών εάν η εγγραφή αφορά έσοδο.
• Τα στοιχεία του αντισυμβαλλόμενου, τα υποχρεωτικά στοιχεία του αντισυμβαλλόμενου ημεδαπού ή αλλοδαπού είναι το ΑΦΜ, η επωνυμία, η διεύθυνση, η πόλη, ο ταχυδρομικός κώδικας και η χώρα. Επιπλέον Οι συναλλασσόμενοι να έχουν διάταξη απαλλαγής για αυτούς που είναι το εξωτερικού Είναι πολύ χρήσιμο η επιχείρηση να έχει κάνει εγγραφή και να έχει λάβει τους ειδικούς κωδικούς Αναζήτησης Βασικών Στοιχείων Μητρώου Επιχειρήσεων της Α.Α.Δ.Ε. ώστε η άντληση των παραπάνω στοιχείων να γίνεται αυτόματα από το λογιστικό ή εμπορικό πρόγραμμα της επιχείρησης.
• Τα είδη αποθήκης να έχουν την σωστή κατηγορία MyData.
• Η παραμετροποίηση των λογαριασμών το λεγόμενο mapping του λογιστικού σχεδίου της επιχείρησης με τους χαρακτηρισμούς myDATA.
• Τύπος Εγγραφής, εάν είναι κανονική εγγραφή ή γραμμή τέλους ή γραμμή λοιπών φόρων,
• Κατηγορία Φ.Π.Α., τον συντελεστή του Φ.Π.Α., εάν δώσουμε συντελεστή Φ.Π.Α. 0% θα πρέπει να δώσουμε κατηγορία εξαίρεσης δηλ. το άρθρο απαλλαγής του κώδικα Φ.Π.Α., υπάρχει και η κατηγορία «Εγγραφές Χωρίς Φ.Π.Α.» που χρησιμοποιείται στην εγγραφή μισθοδοσίας ή στην εγγραφή των αποσβέσεων ή στις εγγραφές τακτοποίησης.
• Καθαρή Αξία του παραστατικού
• Αξία Φ.Π.Α. του παραστατικού
• Φόροι – Χαρτόσημα – Τέλη, τα παραστατικά που αναγράφουν παρακρατούμενους φόρους ή τέλη ή λοιπούς φόρους θα πρέπει να αποτυπωθούν στην εγγραφή myDATA π.χ. για παρακράτηση φόρου 20% θα πρέπει να καταχωρηθεί « 1.03 Περιπτ. δ - Αμοιβές Συμβουλών Διοίκησης - 20%»
• Τύπος Χαρακτηρισμού, με την επιλογή αυτή θα γίνει η σύνδεση με το Ε3 της επιχείρησης και με την Περιοδική Δήλωση Φ.Π.Α. π.χ. εάν έχουμε ένα παραστατικό αγοράς εμπορευμάτων ο τύπος χαρακτηρισμού είναι: E3_102_001 - Αγορές εμπορευμάτων χρήσης (καθαρό ποσό)/Χονδρικές και για την περιοδική Φ.Π.Α.: VAT_361 - Αγορές & δαπάνες στο εσωτερικό της χώρας
• Κατηγορία Χαρακτηρισμού, αφορά γενική κατηγορία και είναι συνδεδεμένη με τον τύπο του χαρακτηρισμού.

Αξίζει να σημειώσουμε ότι ο κωδικός παραστατικού myDATA, ο τύπος χαρακτηρισμού και η κατηγορία χαρακτηρισμού συνδέονται μεταξύ τους και το κάθε παραστατικό myDATA δέχεται συγκεκριμένους τύπους και χαρακτηρισμούς, εάν ο συνδυασμός δεν είναι σωστός η διαβίβαση δεν γίνεται δεκτή από την Α.Α.Δ.Ε.

Ο ρόλος του Λογιστή-Φοροτεχνικού

Εδώ να ξεκαθαρίσουμε τους ρόλους, θεωρούμε ότι την ευθύνη για την έκδοση και διαβίβαση των εσόδων την έχει η επιχείρηση και αυτό γιατί βασικό ζητούμενο της διαβίβασης των παραστατικών θα είναι ο «πραγματικός χρόνος». Ο χαρακτηρισμός των συναλλαγών εξόδων και των εγγραφών τακτοποίησης εσόδων & εξόδων και η διαβίβασή τους στην Α.Α.Δ.Ε. σύμφωνα με τα όρια της παρ. 2 του 38 του Ν.2873/2000 γίνεται μέσω λογιστή-φοροτεχνικού κατόχου άδειας από το Οικονομικό Επιμελητήριο Ελλάδος (Ο.Ε.Ε.). Άρα τα στοιχεία εγγραφής στο myDATA της Α.Α.Δ.Ε. του λογιστή (UserName & Application Programming Interface-API) θα πρέπει να καταχωρηθούν στο λογιστικό ή εμπορικό πρόγραμμα ώστε να αποστέλλονται οι χαρακτηρισμοί.

Στο ερώτημα αν αποδυναμώνεται ο ρόλος του Λογιστή-Φοροτεχνικού θεωρούμε ότι η εφαρμογή του myDATA δεν καταργεί και ούτε αποδυναμώνει την λογιστική παρακολούθηση των επιχειρήσεων, ουσιαστικά ισχυροποιεί και δυναμώνει τον ρόλο του Λογιστή-Φοροτεχνικού σε μια οικονομική οντότητα γιατί μέσα και από διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου έχουμε την ευθύνη για την σωστή λογιστική και φορολογική απεικόνιση των συναλλαγών.

Νομοθέτηση, Πρόστιμα και myDATA

Στο σημείο αυτό να αναφέρουμε ότι βρισκόμαστε στην περίοδο της «αναβαλλόμενης υποχρεωτικότητας», στο Άρθρο 15Α. ν.4174/2013 “Υποχρεωτική ηλεκτρονική διαβίβαση πληροφοριών” δεν γίνεται αναφορά έως σήμερα για πρόστιμα στις περιπτώσεις μη συμμόρφωσης, και επιπλέον καμία διάταξή του δεν παραπέμπει για την ώρα σε διατάξεις του άρθρου 54 του ν. 4174/2013 , να προσθέσουμε ότι δεν μπορεί να εφαρμοστούν πρόστιμα με αναδρομική ισχύ μη συμμετοχής στην διαβίβαση. Αρκετές φορές στελέχη της ΑΑΔΕ αναφέρθηκαν σε μη κυρώσεις για το 2021, αλλά με ρήτρα συμμετοχής διαβίβασης από τις επιχειρήσεις έως την κατάθεση των φορολογικών δηλώσεων του 2022.

Όμως οφείλουμε να αναφερθούμε σε διατάξεις οι οποίες αφήνουν θολό τοπίο στην εφαρμογή τους και μπορεί να επιφέρουν στο μέλλον παρερμηνείες, και αναφερόμαστε στις διατάξεις προστίμων του Άρθρου 54^Ε του ν. 4174/2013 «Πρόστιμα για παραβάσεις μη τήρησης λογιστικών αρχείων». Ακόμη θεωρούμε ότι απαιτείται επιπλέον νομοθετικό έργο που θα καθορίζει το πλαίσιο εφαρμογής του myDATA σε συνδυασμό με τα Ε.Λ.Π τόσο στην χρήση συγκεκριμένων παραστατικών όσο και στον χρόνο χαρακτηρισμού των παραστατικών κατά τις δηλωτικές ενέργειες, συγκεκριμένα άρθρα των Ε.Λ.Π απαιτούν πλήρη εναρμόνιση με την εφαρμογή του myDATA.

Ψηφιακός μετασχηματισμός και επιχείρηση

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός των επιχειρήσεων αποτελεί την γέφυρα μετάβασης τους στην επόμενη ημέρα, οι έννοιες ERP (Enterprise Resource Planning) και CRM (Customer Relationship Management) είναι βασικές έννοιες στην διαχείριση όλων των λειτουργιών της επιχείρησης, με απώτερο σκοπό την αύξηση του business performance. Αυτό επιτυγχάνεται με την οργάνωση και αξιοποίηση δεδομένων και πόρων της επιχείρησης και την σωστή διαχείριση πελατών. Στην ψηφιακή μετάβαση το ψηφιακό-μηχανογραφικό τιμολόγιο θα πρέπει να χρησιμοποιείται από όλες τις οντότητες ανεξαρτήτου μεγέθους. Για τους σκοπούς αυτούς τα κίνητρα που δίνονται για στον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγηση στο άρθρο 71ΣΤ του ν.4172/2013 θα πρέπει να αποτελέσουν κίνητρα για όλες τις επιχειρήσεις ενεξαρτήτως μεγέθους και χρήσης καναλιού διαβίβασης. Η υπερέκπτωση 100% των δαπανών αγοράς εξοπλισμού και λογισμικού αποτελεί ένα σημαντικό κίνητρο ψηφιοποίησης όπως ακόμη απαιτείται και ένα χρηματοδοτικό πρόγραμμα για την επέκταση του e-Τιμολόγιο στις επιχειρήσεις.

Κρίγκας Χρήστος – Καρκώνης Γιώργος

Για την KnK Acoounting