Πως να αναγνωρίσετε την απάτη μέσω τιμολογίων

 

Παρακάτω θα βρείτε έναν απλό οδηγό που θα σας βοηθήσει να προστατευτείτε από την απάτη μέσω τιμολογίων.

Πως λειτουργεί;

Στις περισσότερες περιπτώσεις, μία επιχείρηση προσεγγίζεται από κάποιον τρίτο που ισχυρίζεται ότι εκπροσωπεί έναν προμηθευτή/πάροχο υπηρεσιών/δικαιούχο μίας πληρωμής. Οι δράστες μπορεί να σας προσεγγίσουν χρησιμοποιώντας έναν συνδυασμό διαφόρων μέσων, όπως e-mails, επιστολές ή και μέσω τηλεφώνου.

Έπειτα, οι δράστες θα ζητήσουν να τροποποιηθούν οι πληροφορίες για τις μελλοντικές πληρωμές τιμολογίων, δηλαδή να τροποποιηθούν τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού του δικαιούχου πληρωμής. Ο νέος προτεινόμενος λογαριασμός θα ανήκει στους δράστες. Σε ορισμένες περιπτώσεις ενδέχεται να πιέσουν και για την επανάληψη μιας υποτιθέμενης πληρωμής στα νέα στοιχεία με την πρόφαση ότι η τελευταία απέτυχε.

Τι μπορείτε να κάνετε;

Ως επιχείρηση:

• ∆ιασφαλίστε ότι οι υπάλληλοι είναι ενημερωμένοι και γνωρίζουν τη συγκεκριμένη μορφή απάτης και τον τρόπο αποφυγής της.
• Εφαρμόστε συγκεκριμένη διαδικασία για την επαλήθευση της νομιμότητας των αιτημάτων πληρωμής που λαμβάνετε.
• ∆ώστε εντολή στο προσωπικό που είναι αρμόδιο για την πληρωμή τιμολογίων να προβαίνει πάντα στη διενέργεια ελέγχων για τον εντοπισμό τυχόν παρατυπιών.
• Διασφαλίστε ότι το προσωπικό της εταιρείας περιορίζει τη γνωστοποίηση πληροφοριών της επιχείρησης στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Ως υπάλληλος:

• Μην κάνετε χρήση των στοιχείων επικοινωνίας που περιλαμβάνονται στην επιστολή/fax/e-mail στο οποίο ζητείται η αλλαγή στοιχείων. Αντίθετα, χρησιμοποιείστε τα στοιχεία επικοινωνίας από την προηγούμενη αλληλογραφία σας με τον προμηθευτή.
• Καθορίστε μοναδικά σημεία επικοινωνίας με επιχειρήσεις, στις οποίες πραγματοποιείτε πληρωμές ανά τακτά χρονικά διαστήματα.
• Για πληρωμές που υπερβαίνουν ένα συγκεκριμένο ποσό, καθορίστε μια διαδικασία για την επιβεβαίωση του ορθού τραπεζικού λογαριασμού και του αποδέκτη (π.χ. επικοινωνία με την επιχείρηση).
• Όταν εξοφλείτε ένα τιμολόγιο, να στέλνετε e-mail ενημέρωσης της πληρωμής στον αποδέκτη. Σε αυτό να αναγράφετε την επωνυμία της τράπεζάς του και τα τέσσερα τελευταία ψηφία του τραπεζικού του λογαριασμού για τη διασφάλιση της συναλλαγής.
• Περιορίστε τις πληροφορίες που γνωστοποιείτε για τον εργοδότη σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
• Να αναφέρετε πάντοτε τυχόν ύποπτη απόπειρα απάτης στις αστυνομικές αρχές, ακόμα και αν δεν είστε θύμα αυτής